1. Комунікації багато не буває
Основним золотим правилом проектного менеджера є вміння та бажання постійно спілкуватись, звичайно по темі. Мова не про те, наскільки ви дотепний чи вмієте бути політиком в період передвиборчої кампанії. Тут більше цінуватиметься вміння правильно та якісно і вчасно подати інформацію, яка необхідна клієнтові. Ви маєте постійно тримати руку на пульсі та знати:
- які завдання ще в роботі, а які вже виконано;
- точні терміни завершення етапів;
- можливі форс-мажори та попередити про них завчасно.
Проектний менеджер має бути проактивним та сам цікавитись всіма оновленнями статусів завдань, піклуватись про правильний напрямок розвитку проекту та надавати відповідну інформацію клієнту. Що є надзвичайно важливим - не клієнт має дізнаватись, яка ситуація з проектом, а ПМ має подавати відповідну інформацію, не очікуючи запитань. Якщо клієнт не знає на якому етапі виконання тих чи інших завдань - це промах ПМ, а від цього може постраждати вся команда.
2. Завжди перевіряйте
“Я довіряю своїй команді, для чого витрачати час на перевірки!?”
Довіра-довірою, проте всі ми люди і всі здатні помилятись. Ніколи не можна бути впевненим на всі 100% в якості виконання того чи іншого завдання. Навіть якщо виконавець є надто ретельним та прискіпливим до своєї роботи, існує безліч факторів, що можуть спричинити помилки:
- внутрішні фактори;
- механічні помилки;
- стрес в сім’ї і/або на роботі.
Тому надважливо - перш ніж здати виконане завдання клієнту - перегляньте його. Тут може бути присутній фактор “замиленого ока”, коли спеціаліст працює над завданням декілька годин, він може просто не помітити банальної помилки - чи то пропущеної букви, чи дубляжу одного і того ж фрагменту. Як правило, такі помилки найбільше дратують клієнта або ж того, хто приймає роботу. Відповідно попередня перевірка допоможе цього уникнути.
3. Meeting notes
Завжди, завжди, завжди ведіть нотатки зустрічей і неважливо чи це перше знайомство з клієнтом, чи клієнт ваш старий знайомий.
Як правило, на мітінгах з клієнтом обговорюється декілька важливих питань і до наступної зустрічі не факт, що ви їх пам’ятатимете, ба більше - ви їх забудете вже через кілька годин.
До прикладу, ви визначили всі пріоритети, погодили з клієнтом план робіт на місяць та узгодили бюджет. Пройшов тиждень, і команда дещо відхилилась від узгоджених бюджетів, адже відійшла від плану робіт. Результат - клієнт не хоче оплачувати виконані непланові роботи, до вас, як спеціалістів, змінилось відношення, адже ви не дотримались плану, всі подальші роботи погоджуються дуже важко.
Ви втратили свій кредит довіри. За умови коли кожної зустрічі ви ведете нотатки, згодом їх затверджуєте - зменшується вірогідність упущення важливих моментів, тому завжди можна переглянути огляд зустрічі і переконатись в правильності ходу виконання робіт.
Огляд зустрічі - це свого роду страховка від неприємних моментів, що можуть трапитись на шляху виконання завдань.
4. Отримайте підтвердження на все, що було обговорено на зустрічі
Окей, отже ви вже розумієте важливість ведення meeting notes. Проте на цьому справа не завершується.
Всі ми стикались з ситуацією коли говориму одну фразу, а співрозмовник чує зовсім інше і справа не в труднощах “перекладу”, а в тому, що не завжди вдається “вкласти в вуха” те, що ти маєш на думці. Саме тому дуже важливо ознайомити всіх учасників зустрічі з вашими нотатками і в першу чергу ознайомлюватись має ваша команда. На цьому етапі можна відредагувати всі суперечності, неточності та інші нюанси. І лише після редакторських правок вашої команди огляд зустрічі можна передавати клієнтові.
Запам’ятайте, поки ви не отримали письмове “Так, все вірно” - немає змісту приступати до обговорених робіт. Адже всі завдання клієнт може оскаржити і в даному випадку правда буде на його стороні.
5. Не бійтесь просити про допомогу
Уявімо ситуацію:
Sale менеджер передав на вашу команду новий проект - бриф заповнено, аванс отримано, а отже можна приступати до виконання плану робіт. Проте SEO спеціаліст не отримав достатньо інформації по проекту з даних брифу і потрібні уточнення.
Як діяти в даному випадку!? Адже ви розумієте, що клієнту може це не сподобатись, адже на заповнення брифу він витратив час і думав, що цього буде достатньо.
Наша однозначна відповідь - переступити через всі незручності, дискомфорт і уточнити в клієнта все необхідне. Якщо не зробити цього на даному етапі - далі це все може перетворитись в лавину неправильних рішень та виконання непотрібних завдань. В будь-якому випадку ви можете накликати на себе негатив від клієнта, проте він не супроводжуватиметься його додатковими затратами. Зрештою саме так і можна пояснити клієнту, що з метою уникнення додаткових витрат необхідно буде відповісти ще на кілька запитань. Як показує практика, клієнт ніколи не відмовляє в даних ситуаціях, а доволі адекватно і люб’язно надає всю необхідну інформацію.
6. Розставте пріоритети
Даний пункт важливий не лише в житті кожного ПМ, а й є вкрай важливим для правильної та злагодженої роботи усієї команди. Скажімо у вас на команду є близько 40 проектів, і без сумнівів кожен з них є дуже важливим. Як діяти в ситуації, як обрати важливіший серед найважливіших?
“Розділяй і володарюй“ - цей вислів підходить ідеально. Щодо поділу часу, то розділимо все на спрінти і до прикладу візьмемо, що один спрінт = один робочий тиждень, а для розподілу завдань можна скористатись матрицею Ейзенхауера:
- В квадраті “термінові важливі” - мають бути зібрані всі завдання, які критично важливо виконати у перший тиждень (перший спринт) робочого місяця. Адже швидке та якісне виконання таких завдань впливатиме не лише на роботу в цілому, а й визначатиме вектор правильності ведення даного проекту.
- В квадраті “термінові неважливі” - мають бути всі завдання, які є терміновими проте некритичними та не мають особливого впливу на загальну роботу проекту. Такі завдання варто виконувати у другому спринті.
- В квадраті “нетермінові важливі” - будуть всі завдання, які можна перемістити на третій спринт, тобто третій тиждень робочого місяця. Тут будуть всі завдання, що впливають на коректність роботи проекту, проте їх виконання можна ненадовго відкласти.
- В квадраті “нетермінові неважливі” - будуть всі завдання, які можна перемістити на останній спринт, тобто останній тиждень робочого місяця. Тут будуть всі завдання, що не мають впливу на весь проект.
Застосовуючи цей спосіб ви зможете структурувати роботу цілої команди, розставляти пріоритети і завжди будете на висоті в очах ваших клієнтів.
7. Не забудьте сказати “Дякую”
Повірте, це не банальний етикет чи просто “тому, що так треба”. Це те чарівне слово, яке показує вашу щирість і якого ніколи не буває забагато в спілкуванні з клієнтом.
Більше того, магічна сила цього слова працює не лише в комунікації з клієнтом, вона дуже дієва і в спілкуванні з командою. Можливо в команді навіть більше. Адже з своїми колегами по цеху ви працюєте щодня в тісному зв’язку і так чи інакше, але їхня допомога вам найбільше потрібна, навіть коли ви досвідчений проджект. Тому ніколи не буде зайвим сказати “дякую!”.
На цьому все, сподіваємось ваш час не було витрачено даремно і ви обов’язково почерпнете корисну для себе інформацію. Дякуємо за увагу.
